Administratif, Scolaire : Assistant de gestion administrative et financière (H/F)

12ème ville de la Métropole de Lyon par sa population, Sainte-Foy-lès-Lyon s’est forgée une identité forte de ville attractive par son cadre de vie préservé et la richesse de son tissu associatif.
Située dans l’Ouest lyonnais, au cœur de la région Rhône-Alpes et à dix minutes de la place Bellecour, la ville surplombe Lyon et la confluence Rhône-Saône. Elle est entourée par les communes de la Mulatière, Oullins, Francheville et Lyon 5e.

Missions

Sous l’autorité du responsable du service vie scolaire, vous travaillez en collaboration avec deux autres assistantes administratives afin d’assurer les missions suivantes :

• La gestion des dossiers relatifs au fonctionnement des écoles élémentaires et maternelles.
• L’accueil du public, tant physique que téléphonique, du Guichet Familles, en roulement avec vos collègues du pôle Population.

Vos activités :

Vous assurez la gestion et le suivi administratif des dossiers individuels liés au périscolaire, notamment les inscriptions des familles-usagers sur un portefeuille d’écoles :

• Le traitement des demandes des familles (mails, contacts physiques ou téléphoniques), ainsi que la mise à jour des informations dans le logiciel métier ” Technocarte “.
• La gestion des échanges et courriers relatifs au fonctionnement ou aux incidents survenus pendant les temps périscolaires (ex : courriers d’avertissement).
• La préparation des factures mensuelles.

Vous prenez en charge le traitement des inscriptions scolaires en assurant notamment :

• L’accueil et l’information aux familles.
• La vérification des dossiers de préinscription et leur saisie dans le logiciel ” Onde “.
• La gestion des certificats d’inscription, leur transmission au directeur de secteur, ainsi que le suivi des effectifs inscrits.
  Vous assurez le suivi des crédits budgétaires destinés au fonctionnement et aux investissements des écoles :
• La gestion des commandes de fonctionnement effectuées par les directeurs (fournitures pédagogiques notamment).
• La préparation et le suivi des bons de commande auprès des fournisseurs.
• La mise à jour de différents tableaux de bord de suivi.
• Le traitement des factures via le logiciel Civil Finances.
• La gestion des crédits d’investissement et des projets ” Mutualisation des Actions Pédagogiques pour le Parcours des Élèves (MAPPE) “.
• La clôture budgétaire en fin d’exercice.
• Vous assurez le suivi de la gestion administrative des personnels vacataires intervenant sur les temps périscolaires et des indemnités des directeurs d’école .
• Le suivi et la réalisation des états mensuels de présence.
• La gestion des contrats de travail.
• L’interface avec la Direction des ressources humaines.
• Vous assurez l’accueil physique et téléphonique afin de renseigner les familles ainsi que diverses tâches administratives pour le responsable du service.
• Vous assurez la fonction de régisseur de recettes mandataire.
• Vous êtes en relation avec les parents d’élèves élus ou membres d’association des parents d’élèves :
• Le traitement des demandes pour l’organisation de manifestations.
• La gestion de l’occupation des locaux.
• La transmission en interne des convocations et des comptes rendus des conseils d’école.
• La mise à jour des tableaux de suivi.

Contraintes :

• Fluctuation de l’activité selon le calendrier scolaire
• Travailler dans l’urgence

Profil recherché :

• Excellente maîtrise des techniques de secrétariat, notamment en bureautique
• Capacité à utiliser les logiciels spécifiques liés aux domaines de compétence
• Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire
• Connaissance des notions élémentaires de la comptabilité publique
• Organisation, rigueur et méthode dans le travail
• Autonomie dans la gestion des tâches
• Flexibilité, capacité à s’adapter et à hiérarchiser les priorités
• Esprit d’équipe, initiative, et capacité de synthèse
• Sens des relations humaines
• Discrétion professionnelle

Informations complémentaires

• Cadre de vie dynamique et agréable : réseau de bus dans toute la ville, 46 hectares d’espaces verts qui sont ainsi répartis à travers la commune : parcs, jardins, squares, coulée verte du Grand Vallon et Hauts du Bois…
• Titre restaurant d’une valeur faciale de 8€
• prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics
• rémunération statutaire + IFSE + 1 fois/an CIA + prime de fin d’année
• 25 jours de congés annuels + 15 jours de RTT (+ 2jrs de fractionnement )
• Télétravail possible
• Prestation d’actions sociales : Participation prestation garde d’enfant, centre de loisirs avec ou sans hébergement
• Amicale du personnel : Noël, Sortie