CHARGE DE L’ACCUEIL GÉNÉRAL A L’HOTEL DE VILLE H/F

Offre déposée le 26 août 2021

CDD (7 mois) - Temps plein

Service : ETAT-CIVIL/AFFAIRES GÉNÉRALES
Employeur : Ville de Sainte Foy-lès-Lyon
Catégorie d'emplois : c
Lieu : Sainte-Foy-lès-Lyon
Grade : adjoint administratif

Date limite de candidature : 26 septembre 2021

A partir de : 01/10/2021

SOUS L'AUTORITÉ DU RESPONSABLE DU SERVICE ETAT-CIVIL/AFFAIRES GÉNÉRALES VOTRE MISSION PRINCIPALE EST L’ACCUEIL DU PUBLIC À LAQUELLE S’AJOUTE LA GESTION DE DIVERSES PRESTATIONS POUR LE SERVICE ETAT-CIVIL/AFFAIRES GÉNÉRALES. INTERLOCUTEUR (TRICE) PRIVILÉGIÉ (E) DES USAGERS, VOUS REPRÉSENTEZ L’IMAGE DE LA COLLECTIVITÉ ET RÉPONDEZ AUX QUESTIONS DES USAGERS CONFORMÉMENT AUX PROCÉDURES ET CADRE RÉGLEMENTAIRE.
LES MISSIONS AU TITRE DE L’ACCUEIL GENERAL:
• Assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriels)
• Adapter son mode relationnel au public et à la situation
• Appréhender les limites de son intervention
• Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité , de ses services et équipements
• Rechercher les informations sur les supports et outils à disposition
• Prendre des messages et les transférer par tous moyens appropriés
• Réguler l'entrée des visiteurs , surveiller les accès et faire appliquer les règles et consignes de Sécurité
• S’adapter aux nouvelles relations avec les usagers et le développement de l’écrit et de l’immédiateté
• repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits
• Achalander et actualiser (désherber) les présentoirs de documentations
• Affranchir le courrier au départ
• Orienter les demandes sur les outils dématérialisés (réservation de salles en ligne, demande de passeport, CNI, inscription liste électorale...)
• Gérer ou consulter les plannings de réservation
• lecture seule du planning de location des salles (Planitech)
• lecture seule planning des rendez-vous état civil
• lecture seule des plannings de tous les services pour les rendez vous (DRH, cabinet du Maire, service urbanisme et technique, etc) gestion des clés des salles.
• Calendrier des manifestations de tout ordre (organisées par la Mairie, mais aussi par les commerçants ou particuliers)
• Remettre des imprimés et fournir des récépissés pour certains services
LES MISSIONS AU TITRE DU SERVICE ETAT-CIVIL ET AFFAIRES GENERALES
• Renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile et des dossiers relevant des affaires générales
• Constituer les dossiers de passeports biométriques et de cartes nationales d'identité
• Inscrire les administrés sur les listes électorales
• Délivrer les copies intégrales des actes de naissance, mariage, décès
• Établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune ), les attestations d'accueil, de recensement jeunes citoyens
• Légaliser les signatures

PROFIL REQUIS
Connaissances:
- Connaître le territoire, ses équipements et services municipaux
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Connaître les techniques d'accueil et les règles de communication
- Connaître le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet
- Connaître les logiciels métiers de consultation des plannings
- Maîtriser l'outil informatique
- Maîtriser les techniques de classement des documents
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d' urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- S'adapter au public de cultures différentes
Qualités:
• Qualités relationnelles
• Diplomatie et empathie
• Sens du travail en équipe
• Gestion des urgences et des priorités
• rigueur et méthode
• discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes
• réactivité et sens de l’initiative
• ponctualité
HORAIRES ET LIEU DE TRAVAIL
• horaires : 37h30 hebdomadaires : 8h30 à 12h00 et 13h00 à 17h00
• travail un samedi sur trois
• lieu : Hôtel de Ville 10 rue Deshay à Sainte-Foy-lès-Lyon
Poste à pourvoir pour une durée de 7 mois.

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 27 septembre 2021 à l'adresse mail: recrutement@ville-saintefoyleslyon.fr ou
À l'adresse suivante :
COMMUNE DE SAINTE-FOY-LES-LYON
10 RUE DESHAY
69110 SAINTE-FOY-LES-LYON