Chargé/e de l'accueil général à l'Hôtel de Ville

Offre déposée le 12 juillet 2019

CDD (1 an ) - 30h hebdomadaires

Service : Etat-civil/Affaires générales
Employeur : Ville de Sainte Foy-lès-Lyon
Catégorie d'emplois : C
Grade : Adjoint administratif

Date limite de candidature : 17 août 2019

A partir de : 01/09/2019

CONTRAT A DURÉE DÉTERMINÉE D'UN AN
Sous l'autorité du responsable du service État-Civil/Affaires Générales votre mission principale est l’accueil du public à laquelle s’ajoute la gestion de diverses prestations pour le service État-Civil/Affaires Générales. Interlocuteur/trice privilégié/e des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux questions des usagers conformément aux procédures et cadre réglementaire.

Vos missions sont :

* Au titre de l’accueil général :
- assurer l’accueil et le traitement des demandes multicanales (présentiel, téléphone, courriels),
- adapter son mode relationnel au public et à la situation,
- appréhender les limites de son intervention,
- recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes,
- renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité, de ses services et équipements,
- rechercher les informations sur les supports et outils à disposition,
- prendre des messages et les transférer par tous moyens appropriés,
- réguler l'entrée des visiteurs, surveiller les accès et faire appliquer les règles et consignes de Sécurité,
- s’adapter aux nouvelles relations avec les usagers et le développement de l’écrit et de l’immédiateté,
- repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits,
- achalander et actualiser (désherber) les présentoirs de documentations,
- affranchir le courrier au départ,
- orienter les demandes sur les outils dématérialisés (réservation de salles en ligne, demande de passeport, CNI, inscription liste électorale...),
- gérer ou consulter les plannings de réservation,
- le calendrier des manifestations de tout ordre (organisées par la Mairie, mais aussi par les commerçants ou particuliers),
- les plannings de réservation des salles municipales et des RDV (Cabinet du Maire, Etat-Civil, DRH, urbanisme, services techniques...),
- remettre des imprimés et fournir des récépissés pour certains services.
* Au titre du service état-civil et affaires générales :
- renseigner les usagers sur les formalités préalables à la constitution des actes de la vie civile et des dossiers relevant des affaires générales,
- constituer les dossiers de passeports biométriques et de cartes nationales d'identité,
- inscrire les administrés sur les listes électorales,
- délivrer les copies intégrales des actes de naissance, mariage, décès,
- établir les différents certificats (de vie, de résidence, de vie commune), les attestations d'accueil, de recensement jeunes citoyens,
- légaliser les signatures,
- horaires de travail : 30h00 hebdomadaires : travail un samedi sur trois,
- lieu de travail : Hôtel de Ville 10 rue Deshay à Sainte-Foy-lès-Lyon.

Profil souhaité :

- connaître le territoire, ses équipements et services municipaux,
- s'exprimer clairement et reformuler les demandes,
- connaître les techniques d'accueil et les règles de communication,
- connaître le fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'internet,
- connaître les logiciels métiers de consultation des plannings,
- maîtriser l'outil informatique,
- maîtriser les techniques de classement des documents,
- gérer les situations de stress et réguler les tensions,
- réagir avec pertinence aux situations d’urgence,
- conserver neutralité et objectivité face aux situations,
- s'adapter au public de cultures différentes,
- qualités relationnelles,
- diplomatie et empathie,
- sens du travail en équipe,
- gestion des urgences et des priorités,
- rigueur et méthode,
- discrétion professionnelle, confidentialité des informations relatives aux personnes,
- réactivité et sens de l’initiative,
- ponctualité.

Adresser votre lettre de candidature accompagnée d'un curriculum vitæ avant le 18 août 2019 par courriel à l'adresse suivante : recrutement@ville-saintefoyleslyon.fr ou
À l'adresse suivante :

Madame le Maire
Direction des ressources humaines
COMMUNE DE SAINTE-FOY-LES-LYON
10 RUE DESHAY
69110 SAINTE-FOY-LES-LYON